Xử lý hóa đơn điện tử sai đơn vị tính theo TT 91/2026

Hóa đơn điện tử sai đơn vị tính là một trong những lỗi phổ biến nhất mà kế toán thường gặp — ví dụ nhầm từ "Cái" sang "Thùng", "Kg" sang "Tấn", "Lít" sang "ml"... Chị Hồng — kế toán Công ty TNHH Thực phẩm Minh An — vừa nhắn SmartAcc: "Bên em xuất 100 HĐ gạo tháng này nhưng ghi đơn vị tính nhầm là 'Tấn' thay vì 'Kg' — số tiền thì đúng. Em có cần hủy toàn bộ và lập lại không, hay chỉ cần thông báo CQT thôi?". Câu trả lời: TH chị Hồng chỉ sai đơn vị tính — KHÔNG cần lập lại, chỉ gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Bài này hướng dẫn chi tiết xử lý hóa đơn điện tử sai đơn vị tính theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP: 2 trường hợp xử lý, 2 phương án (điều chỉnh/thay thế), lưu ý về văn bản thỏa thuận, đối tượng đăng ký HĐĐT và 7 nguyên tắc lập HĐ. Xem thêm bài Xử lý HĐĐT sai hình thức thanh toán TT 91/2026 cho lỗi sai khác.

I. Hướng dẫn xử lý HĐĐT lập sai đơn vị tính (Điều 10 TT 91/2026/TT-BTC)

Căn cứ Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, xử lý HĐĐT đã lập sai đơn vị tính được chia làm 02 trường hợp dựa trên MỨC ĐỘ sai sót:

Trường hợp 1 — Chỉ sai đơn vị tính (các nội dung bắt buộc khác ĐÚNG)

Quy trình xử lý TH1

1. Thông báo cho người mua
   Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập có sai sót về đơn vị tính (bằng email, tin nhắn, công văn...).
2. KHÔNG phải lập lại hóa đơn
   Doanh nghiệp KHÔNG cần hủy, KHÔNG cần lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế — tiết kiệm thời gian và chi phí xử lý.
3. Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan Thuế
   Người bán gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC) cho CQT quản lý.

Trường hợp 2 — Sai đơn vị tính KÈM THEO các nội dung bắt buộc khác

🔹 Phương án A — Lập Hóa đơn Điều chỉnh

• Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ:
  "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm..."
• Người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh và gửi cho người mua (hoặc gửi Cơ quan thuế cấp mã nếu sử dụng HĐĐT có mã).

🔹 Phương án B — Lập Hóa đơn Thay thế

• Hóa đơn điện tử mới thay thế phải ghi rõ dòng chữ:
  "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm..."
• Người bán ký số và gửi người mua hoặc gửi Cơ quan thuế cấp mã.

II. Một số lưu ý QUAN TRỌNG khi xử lý HĐ sai sót

1. Lập Biên bản/Văn bản thỏa thuận

2. Trường hợp KHÔNG bắt buộc lập văn bản thỏa thuận

1. Chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT
   Theo điểm a.1 Khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
2. Chuyển CSDL thông tin chi tiết giao dịch
   Theo điểm a.2 Khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
3. Giao dịch mua bán trên nền tảng TMĐT, nền tảng số
   Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop... — người bán xử lý theo quy trình nền tảng.

3. Xử lý gộp nhiều HĐ sai trong tháng

III. Đối tượng đăng ký sử dụng HĐĐT theo TT 91/2026/TT-BTC

Theo Khoản 1 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, TẤT CẢ các Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đều thuộc đối tượng đăng ký sử dụng HĐĐT qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.

7 trường hợp bị ngừng/tạm ngừng sử dụng HĐĐT (Khoản 1 Điều 8)

1. Chấm dứt hiệu lực mã số thuế
   DN đã hoàn thành thủ tục giải thể, chấm dứt MST tại CQT.
2. Thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký
   Cơ quan thuế xác minh và chuyển MST sang trạng thái 06 — xem bài MST trạng thái 03 và 06 có phải nộp HSKT.
3. Tạm ngừng kinh doanh
   DN tự nguyện tạm ngừng hoạt động trong một khoảng thời gian.
4. Bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng HĐ
   DN nợ thuế quá hạn, bị áp dụng biện pháp cưỡng chế.
5. Hành vi bán hàng nhập lậu, hàng giả, hàng cấm, xâm phạm SHTT
   Bị cơ quan chức năng xử lý.
6. Hành vi lập HĐĐT bán khống
   Bị cơ quan chức năng khởi tố/đề nghị ngừng.
7. Bị yêu cầu tạm ngừng kinh doanh ngành nghề có điều kiện
   Hoặc vi phạm pháp luật nghiêm trọng khác.

IV. 7 Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng HĐ chứng từ theo NĐ 254/2026/NĐ-CP

Căn cứ Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người nộp thuế cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

1. Bắt buộc xuất hóa đơn khi bán hàng/dịch vụ
   Bao gồm cả hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, biếu tặng, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ, cho vay, cho mượn. Hóa đơn phải chuẩn định dạng dữ liệu và trung thực.
2. Chứng từ khấu trừ thuế/Biên lai điện tử
   Phải lập và gửi cho người nộp thuế khi thực hiện khấu trừ thuế TNCN, thu thuế/phí/lệ phí.
3. Đăng ký trước khi sử dụng
   Phải hoàn thành đăng ký sử dụng HĐĐT/chứng từ điện tử với Cơ quan Thuế trước khi phát hành HĐ đầu tiên.
4. Dữ liệu HĐĐT là CSDL quản lý thuế
   Được lưu trữ để phục vụ công tác thanh kiểm tra thuế và tra cứu thông tin.
5. Ủy nhiệm lập HĐĐT
   Người bán được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba lập HĐĐT theo quy định của Bộ Tài chính.
6. Ủy nhiệm lập Biên lai
   Tổ chức thu phí, lệ phí được ủy nhiệm bên thứ ba lập biên lai (phải thông báo với cơ quan thuế).
7. Tích hợp HĐĐT và Biên lai
   Cho phép tích hợp biên lai thu thuế/phí và hóa đơn bán hàng trên cùng 1 định dạng điện tử nếu cùng một khách hàng thực hiện các giao dịch trên.

V. Ví dụ thực tế

Ví dụ 1 — Chị Hồng xuất 100 HĐ gạo chỉ sai đơn vị tính

Công ty TNHH Thực phẩm Minh An xuất 100 HĐ bán gạo cho khách siêu thị trong tháng. Đơn giá, số tiền, thuế suất ĐÚNG; chỉ ghi nhầm đơn vị tính "Tấn" thay vì "Kg".

• Thuộc TH1 chỉ sai đơn vị tính → KHÔNG hủy, KHÔNG lập HĐ điều chỉnh/thay thế.
• Chị Hồng gửi email thông báo cho khách siêu thị + gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho CQT quản lý.
• Tiết kiệm được công sức xử lý 100 HĐ — chỉ 1 thông báo chung.

Ví dụ 2 — Công ty XYZ sai đơn vị tính + sai số tiền

Công ty TNHH XYZ bán hàng cho Công ty ABC, HĐ số 01234 ghi nhầm: đơn vị tính "Thùng" (đúng là "Cái") và thành tiền 50 triệu (đúng là 55 triệu).

• Thuộc TH2 sai đơn vị tính + sai số tiền.
• Hai công ty lập Văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai, 2 bên ký.
• Công ty XYZ chọn Phương án B — lập HĐ thay thế số 01250, ghi: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số 1/001, ký hiệu C25TAA, số 01234, ngày 05/10/2026".
• Ký số và gửi HĐ mới cho ABC.

Ví dụ 3 — Chị Vân gộp 50 HĐ sai cùng thông tin trong tháng

Chị Vân, kế toán Công ty TNHH Vận tải Nhật Nam, phát hiện 50 HĐ xuất cho khách hàng duy nhất là Công ty TNHH Logistics Toàn Cầu trong tháng 10/2026 đều ghi sai cùng đơn vị tính "Chuyến" thay vì "Km".

• Chị Vân KHÔNG cần lập 50 HĐ điều chỉnh riêng lẻ.
• Lập 01 HĐ điều chỉnh chung + Bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT liệt kê 50 HĐ sai.
• Lập Văn bản thỏa thuận với Công ty Logistics Toàn Cầu, ký 2 bên và lưu giữ.

VI. Checklist xử lý HĐĐT sai đơn vị tính

1. Xác định ĐÚNG trường hợp (TH1 hay TH2)
   Rà soát toàn bộ nội dung HĐ: MST, tên hàng, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế... Chỉ sai mỗi đơn vị tính → TH1. Sai thêm bất kỳ nội dung khác → TH2.
2. TH1 → chỉ gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT
   KHÔNG lập lại HĐ. Soạn Mẫu 04 (Phụ lục III TT 91/2026), gửi qua Thuedientu.
3. TH2 → chọn PA A hoặc PA B
   PA A (Điều chỉnh): nếu chỉ cần sửa thông tin sai. PA B (Thay thế): nếu muốn HĐ hoàn toàn mới. Nhớ ghi dòng chữ dẫn chiếu HĐ cũ.
4. Lập Văn bản thỏa thuận khi mua là Tổ chức/HKD
   Ghi rõ nội dung sai, 2 bên ký. Người bán lưu giữ.
5. Gộp HĐ sai cùng thông tin trong tháng
   Nếu cùng người mua + cùng thông tin sai → lập 01 HĐ điều chỉnh/thay thế + Mẫu 01/BK-ĐCTT. Tiết kiệm nhiều thời gian.

Câu hỏi thường gặp

HĐ chỉ sai đơn vị tính có cần hủy không?

KHÔNG. Theo Điều 10 TT 91/2026/TT-BTC — TH1: chỉ cần thông báo người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho CQT. Không hủy, không lập lại HĐ điều chỉnh hay thay thế.

Mẫu 04/SS-HĐĐT lấy ở đâu?

Mẫu 04/SS-HĐĐT thuộc Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC. Có thể tải trên Cổng Thuedientu, phần mềm HĐĐT (MISA, Viettel, BKAV) đều có sẵn, hoặc tra tại thuvienphapluat.vn.

HĐ điều chỉnh và HĐ thay thế khác nhau thế nào?

HĐ điều chỉnh: chỉ sửa phần sai, giữ nguyên HĐ gốc, ghi "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số...". HĐ thay thế: lập HĐ hoàn toàn mới thay cho HĐ cũ, ghi "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số...". Hai PA có giá trị pháp lý như nhau, chọn PA phù hợp với hệ thống kế toán.

Người mua là cá nhân có cần lập VB thỏa thuận không?

KHÔNG. Chỉ cần thông báo cho người mua (tin nhắn, email) hoặc thông báo công khai trên website. VB thỏa thuận BẮT BUỘC chỉ áp dụng khi mua là Tổ chức/HKD/cá nhân kinh doanh.

Nếu CQT đã nhận HĐ gốc rồi phát hiện sai thì sao?

Vẫn áp dụng theo Điều 10 TT 91/2026 — chọn TH1 hoặc TH2 phù hợp. HĐ điều chỉnh/thay thế đều phải gửi lại CQT (nếu HĐ có mã) hoặc gửi người mua (nếu HĐ không mã).

Gộp nhiều HĐ sai được áp dụng khi nào?

Khi cùng MỘT người mua + CÙNG MỘT thông tin sai + CÙNG MỘT tháng. Lập 01 HĐ điều chỉnh/thay thế chung + Bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT liệt kê các HĐ cũ.

Lập HĐ điều chỉnh sai thì có bị phạt không?

CÓ. Nếu không tuân thủ đúng quy trình (vd: không ghi dòng chữ dẫn chiếu HĐ cũ, không có VB thỏa thuận khi bắt buộc...) → có thể bị phạt từ 2-10 triệu đồng theo NĐ 125/2020/NĐ-CP.

HĐĐT có mã và HĐĐT không mã xử lý sai sót khác nhau không?

Về cơ bản giống nhau theo Điều 10 TT 91/2026. Khác biệt duy nhất: HĐĐT có mã cần gửi CQT cấp mã mới cho HĐ điều chỉnh/thay thế; HĐĐT không mã chỉ cần gửi người mua.

SmartAcc — Xử lý HĐĐT sai sót trọn gói

Việc xử lý hóa đơn điện tử sai đơn vị tính đúng quy trình TT 91/2026 giúp DN tránh bị phạt và tối ưu thời gian. SmartAcc sẵn sàng hỗ trợ:

Từ khóa SEO liên quan

Bài viết này phù hợp với các tìm kiếm: hóa đơn điện tử sai đơn vị tính xử lý HĐĐT sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT HĐ điều chỉnh HĐ thay thế Điều 10 TT 91/2026/TT-BTC Văn bản thỏa thuận HĐĐT Mẫu 01/BK-ĐCTT NĐ 254/2026/NĐ-CP hóa đơn Điều 4 NĐ 254/2026 7 nguyên tắc Điều 6 TT 91/2026 đối tượng HĐĐT Điều 8 ngừng HĐĐT gộp HĐ sai cùng tháng HĐ sai Tấn Kg SmartAcc HĐĐT sai sót.

Long-tail keywords: hóa đơn điện tử sai đơn vị tính xử lý thế nào, chỉ sai đơn vị tính có cần hủy hóa đơn không, Mẫu 04/SS-HĐĐT thuộc phụ lục nào TT 91/2026, HĐ điều chỉnh và HĐ thay thế chọn phương án nào, văn bản thỏa thuận HĐ sai sót có cần ký không, gộp nhiều HĐ sai cùng thông tin trong tháng được không, Bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT là gì, 7 nguyên tắc lập HĐ Điều 4 NĐ 254/2026, 7 trường hợp bị ngừng HĐĐT Điều 8.

Văn bản pháp lý liên quan: Thông tư 91/2026/TT-BTC (Điều 10 - xử lý HĐĐT sai sót, Điều 6 - đối tượng HĐĐT, Điều 8 - ngừng HĐĐT, Phụ lục III - Mẫu 04/SS-HĐĐT), Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Điều 4 - 7 nguyên tắc, Điều 16 - chuyển dữ liệu HĐĐT), Nghị định 125/2020/NĐ-CP (xử phạt VPHC về HĐ, chứng từ).